Un sistem de control acces si pontaj poate reprezenta cea mai utila modalitate de monitorizare a orelor lucrate de catre angajati. Cu toate ca unele companii au ales sa implementeze un astfel de sistem inca de acum cateva decenii, exista foarte multe companii ce nu detin inca un astfel de sistem, alegand  sa monitorizeze activitatea angajatilor cu ajutorul metodelor clasice.  In achizitionarea si implementarea unui sistem de pontaj si control acces, principalul factor de decizie il reprezinta dimensiunea si complexitatea companiei.
Pentru firmele medii si mari folosirea unui sistem de pontaj si control acces este justificata deoarece costurile si resursele umane implicate in acest proces sunt considerabile.

Sistem de control acces si pontaj

Sistem de control acces si pontaj

Cum functioneaza un sistem de control acces si pontaj?

Inregistrarea timpului si a prezentei este efectuata in felul urmator: atunci cand angajatii intra sau ies din companie, acestia duc cardul de proximitate la controlorul de timp si de prezenta. Datele inregistrate sunt transferate pe un computer care este conectat cu controlerul printr-un convertor de comunicatii. Daca clientul utilizeaza de asemenea un sistem de control al accesului, controler-ul de timp si de control (sau mai multi controlori) poate fi inclus In linia de comunicatie existenta ca un controler suplimentar.
Datele sunt transmise apoi catre un calculator. Atunci cand conexiunea intre controler si calculator nu este stabilita, datele inregistrate sunt salvate in memoria interna a controlerului. Deoarece capacitatea sa este limitata, utilizatorul trebuie sa se asigure ca datele sunt transmise in timp util, astfel se evita situatiile in care o parte din date sunt sterse.
Partea cea mai importanta a sistemului este software-ul ce permite intrarea cardurilor si modificarea datelor angajatilor, stabilirea de fraze de timp, revizuirea datelor inregistrate, corectarea datelor, precum si intrarea si schimbarea expresii de timp. Datele trebuiesc aranjate de catre o persoana autorizata (administrator). Daca exista mai multi administratori sau se lucreaza in diferite locatii, sistemul poate fi actualizat cu versiuni nete ale programului (clienti).

Beneficiile unui sistem de control acces si pontaj

  • Cel mai mare avantaj al unui sistem de control acces si pontaj il reprezinta capacitatea de a monitoriza exact orele muncite de catre angajati.
  • Pontajul faciliteaza platirea fiecarui angajat. Sistemul inregistreaza automat timpul lucrat, orele suplimentare, evitandu-se astfel riscul existentei unor discrepante intre orele lucrate de catre angajat si remuneratia oferita de catre angajator.
  • Un alt avantaj major al unui sistem de control acces si pontaj il reprezinta informatiile legate de modul de lucru al fiecarui angajat. Astfel angajatorul este informat daca un angajat intarzie, pleaca mai devreme, isi ia pauze des sau nu isi ia deloc pauze.